1. Teate eesmärk

See teade selgitab, milliseid isikuandmeid võidakse Staffarmor™-i kasutamisel töödelda, miks neid töödeldakse, kellel on neile juurdepääs ja millised õigused on andmesubjektil. Staffarmor™-i arendab ja tehniliselt haldab SBSA Laboratory OÜ. Juurdepääsu andvat tööandjat või organisatsiooni nimetatakse kliendiks.

2. Poolte rollid

Töötajate, tööaja, kohaloleku, graafikute, puhkuste, dokumentide ja töösuhtega seotud andmete puhul on üldjuhul vastutav töötleja klient, sest tema määrab töötlemise eesmärgid, õigusliku aluse, juurdepääsureeglid ja säilitustähtajad.

SBSA Laboratory OÜ töötleb selliseid andmeid kliendi dokumenteeritud juhiste alusel ja tegutseb volitatud töötlejana. Oma kontoturbe, juurdepääsulogide, toe, väärkasutuse ennetamise ja õigusnõuetega seotud andmete puhul võib SBSA Laboratory OÜ tegutseda iseseisva vastutava töötlejana.

3. SBSA Laboratory OÜ andmed

Ettevõte: SBSA Laboratory OÜ

Registrikood: 16863186

EL-i käibemaksukohustuslase number: EE102684175

Registrijärgne aadress: Harju maakond, Kuusalu vald, Pudisoo küla, Männimäe/1, 74626, Eesti

Privaatsus-, kaebus- ja kustutamistaotlused: office@sbsalaboratory.tech

4. Taristu ja alamtöötleja

Majutus- ja serveritaristu pakkuja: A2 Hosting LLC, 1201 North Market Street, Suite 111-N73, Wilmington, DE 19801, Ameerika Ühendriigid.

Staffarmor™-i peamine serveripiirkond: Frankfurt am Main, Saksamaa.

SBSA Laboratory OÜ kasutab alamtöötlejaid ainult asjakohaste konfidentsiaalsus-, andmekaitse- ja turvakohustuste alusel.

5. Isikuandmete kategooriad

• identiteet, töötajanumber, tööalane e-post, telefoninumber, keel ja kasutajaroll
• ettevõtte, töökoha, osakonna, meeskonna, ametikoha ja töösuhte andmed
• planeeritud ja tegelik tööaeg, sisse- ja väljalogimised, pausid, graafikud, kõrvalekalded ja parandused
• puhkuse- ja puudumisavaldused, saldod, kinnitused ja kommentaarid
• dokumendid, elektroonilised avaldused, allkirjad ja vastuvõtmise auditikirjed
• IP-turvasõrmejälg, seade, brauser, seanss, juurdepääsu- ja diagnostikalogid

6. Töötlemise eesmärgid

• tööjõu- ja organisatsiooniandmed
• tööaja, kohaloleku, pauside, graafikute ja puhkuste haldus
• töökoha ja kasutaja tuvastamine
• kinnituste, paranduste, dokumentide ja avalduste töövood
• auditeeritav sündmuste ajalugu, turvalisus ja väärkasutuse ennetamine
• teenuse osutamine, tugi, tõrkeotsing ja õiguslike kohustuste täitmise abistamine

7. Õiguslik alus

Klient määrab õigusliku aluse kohaldatava EL-i, riikliku, tööõiguse ja valdkondliku õiguse järgi. Aluseks võib olla juriidiline kohustus, töösuhte täitmine, õigustatud huvi või õigusnõuete koostamine, esitamine või kaitsmine.

Selle teate kinnitamine ei ole nõusolek kõigiks töötlemistoiminguteks. Klient peab kohaldatava õigusliku aluse iseseisvalt kindlaks määrama ja tõendama.

8. Juurdepääs ja edastamine

Juurdepääs on piiratud kliendi volitatud administraatorite, personalitöötajate ja juhtidega ning tehnilise vajaduse korral SBSA Laboratory OÜ volitatud töötajate ja taristupakkujatega.

Andmeid edastatakse väljapoole EMP-d ainult kohaldatava õigusliku mehhanismi ja kaitsemeetmete alusel.

9. Säilitamine ja kustutamine

Klient määrab töösuhteandmete säilitustähtajad kohaldatava töö-, maksu-, raamatupidamis- ja muu õiguse alusel.

Vaikimisi säilitamise ja kustutamise põhimõtted järgivad asjakohaseid EL-i eeskirju ning pädevate Eesti ametiasutuste nõudeid. Lepingu lõppemisel võib andmeid kliendi juhiste ja lepingu kohaselt eksportida, tagastada, piirata või turvaliselt kustutada.

10. Turvalisus

• krüptitud ühendused ja turvaline serveripiirkond
• rollipõhine juurdepääs ja tenantide eraldatus
• lühiajalised juurdepääsuload ja seansikontroll
• auditilogimine, juurdepääsu tühistamine ja intsidentide uurimine
• varukoopiad ja regulaarne tehniline ülevaatus

11. Andmesubjekti õigused

Kohaldatavatel tingimustel võib isik taotleda juurdepääsu, parandamist, kustutamist, piiramist ja andmete ülekandmist, esitada töötlemisele vastuväite ning kaebuse pädevale järelevalveasutusele.

Töösuhtega seotud taotlused tuleks esmalt esitada kliendile. Taotlusi võib saata ka aadressile office@sbsalaboratory.tech; SBSA Laboratory OÜ abistab klienti volitatud töötlejana.

12. Automatiseeritud otsustamine

Staffarmor™ võib luua hoiatusi, kõrvalekaldeid ja statistikat, kuid ei tee ise töölevõtmise, distsiplinaar-, palga- ega töölt vabastamise otsuseid. Nende otsuste eest vastutab klient.

13. Uudiskiri ja turundusteated

Uudiskirja tellimine põhineb vabatahtlikul nõusolekul. Süsteem töötleb e-posti aadressi, valitud keelt, nõusoleku ja kinnitamise aega, teate versiooni ning kuritarvituste vältimiseks vajalikke tehnilisi sõrmejälgi. Tellimus aktiveerub alles pärast e-postiga saadetud kinnituslingi avamist. Nõusoleku võib igal ajal põhjendust esitamata tagasi võtta, kasutades igas kirjas olevat loobumislinki. Tellimusest loobunud aadress võib jääda keelunimekirja, et vältida edasiste turunduskirjade saatmist.

14. Versioonihaldus

Süsteem võib salvestada dokumendi versiooni, keele, sisu räsi ning vaatamise ja kinnitamise aja. Olulised muudatused võivad nõuda uut kinnitust.