1. A tájékoztató célja

Jelen tájékoztató bemutatja, hogy a Staffarmor™ munkaerő-nyilvántartó, jelenléti, időbeosztási és vállalati működést támogató rendszer használata során milyen személyes adatok kezelhetők, milyen célból történik az adatkezelés, kik férhetnek hozzá az adatokhoz, és milyen jogok illetik meg az érintettet.

A Staffarmor™ technikai szolgáltatója és fejlesztője az SBSA Laboratory OÜ. A rendszert a felhasználó számára biztosító munkáltató vagy más szervezet a továbbiakban: Ügyfél.

2. Az adatkezelésben részt vevő felek

A munkavállalói, munkaidő-, jelenléti, időbeosztási, szabadság-, távolléti, dokumentációs és munkajogi adatok tekintetében főszabály szerint az Ügyfél minősül adatkezelőnek, mert az Ügyfél határozza meg az adatkezelés célját, jogalapját, a hozzáférési jogosultságokat és a megőrzési időt.

Az SBSA Laboratory OÜ az Ügyfél dokumentált utasításai alapján adatfeldolgozóként biztosítja a rendszer technikai működését, az adatok tárolását, megjelenítését, védelmét és biztonsági mentését.

Az SBSA Laboratory OÜ a saját fiókbiztonsági, hozzáférési, támogatási, visszaélés-megelőzési és jogi igénykezelési adatai tekintetében önálló adatkezelőként járhat el.

3. Az SBSA Laboratory OÜ adatai

Cégnév: SBSA Laboratory OÜ

Cégjegyzékszám: 16863186

EU-adószám: EE102684175

Székhely: Harju maakond, Kuusalu vald, Pudisoo küla, Männimäe/1, 74626, Estonia

Adatvédelmi, panasz- és törlési kérelmek: office@sbsalaboratory.tech

4. Infrastruktúra és al-adatfeldolgozó

A szerver- és tárhely-infrastruktúra szolgáltatója: A2 Hosting LLC, 1201 North Market Street, Suite 111-N73, Wilmington, DE 19801, United States.

A Staffarmor™ elsődleges szerverrégiója: Frankfurt am Main, Germany.

Az SBSA Laboratory OÜ kizárólag olyan al-adatfeldolgozót vesz igénybe, amely megfelelő titoktartási, adatvédelmi és biztonsági kötelezettségeket vállal. Az al-adatfeldolgozói kör változásáról az Ügyfél a szerződésben meghatározott módon kaphat tájékoztatást.

5. A kezelt személyes adatok köre

• név, dolgozói azonosító, munkahelyi e-mail-cím, telefonszám, választott nyelv és felhasználói szerepkör
• vállalat, telephely, részleg, csapat, munkakör, foglalkoztatási adatok és szerződéses munkaidő
• tervezett és tényleges munkaidő, be- és kilépések, pihenők, időbeosztások, eltérések és korrekciók
• szabadság- és távolléti kérelmek, egyenlegek, jóváhagyások és megjegyzések
• dokumentumok, elektronikus nyilatkozatok, digitális aláírások és elfogadási auditadatok
• IP-cím biztonsági lenyomata, eszköz- és böngészőinformációk, munkamenetek, hozzáférési és hibadiagnosztikai naplók

6. Az adatkezelés céljai

• a foglalkoztatási és szervezeti nyilvántartás támogatása
• a munkaidő, jelenlét, pihenők, időbeosztások és távollétek dokumentálása
• telephelyi és felhasználói azonosítás
• jóváhagyások, korrekciók, dokumentumok és elektronikus nyilatkozatok kezelése
• auditálható eseménytörténet, biztonság és visszaélés-megelőzés
• a rendszer működtetése, támogatása, hibajavítása és jogi kötelezettségek teljesítésének támogatása

7. Az adatkezelés jogalapja

A munkavállalói adatok kezelésének jogalapját az Ügyfél határozza meg az alkalmazandó uniós, nemzeti, munkajogi és ágazati szabályok alapján. A jogalap különösen jogi kötelezettség, a foglalkoztatási jogviszony teljesítése, jogos érdek vagy jogi igények kezelése lehet.

A tájékoztató tudomásulvétele nem jelenti azt, hogy a felhasználó minden adatkezeléshez hozzájárul. A munkaviszony keretében szükséges adatkezelés jogalapját az Ügyfél köteles önállóan meghatározni és igazolni.

8. Hozzáférés és adattovábbítás

A személyes adatokhoz kizárólag azok férhetnek hozzá, akiknek az a feladatuk ellátásához szükséges, így az Ügyfél kijelölt adminisztrátorai, HR- és munkaügyi munkatársai, vezetői, továbbá indokolt technikai vagy biztonsági esetben az SBSA Laboratory OÜ megfelelő jogosultságú munkatársai.

Amennyiben személyes adat az Európai Gazdasági Térségen kívülre kerül, az adattovábbítás csak az alkalmazandó uniós garanciák mellett történhet.

9. Adatmegőrzés és törlés

A munkavállalói és munkaügyi adatok megőrzési idejét az Ügyfél határozza meg az alkalmazandó munkajogi, adózási, számviteli és egyéb jogszabályok szerint.

Az alapértelmezett törlési és megőrzési elvek tekintetében az Európai Unió vonatkozó szabályai, valamint az illetékes észt hatóságok rendelkezései irányadók. A szolgáltatás megszűnésekor az adatok az Ügyfél utasítása és a szerződés szerint exportálhatók, korlátozhatók, visszaadhatók vagy biztonságosan törölhetők.

10. Adatbiztonság

• titkosított adatkapcsolat és biztonságos szerverrégió
• szerepköralapú hozzáférés és elkülönített tenantkörnyezet
• rövid élettartamú hozzáférési tokenek és munkamenet-kezelés
• auditnaplózás, hozzáférések visszavonása és incidensvizsgálat
• biztonsági mentések és rendszeres technikai felülvizsgálat

11. Az érintett jogai

Az érintett az alkalmazandó feltételek szerint kérheti személyes adataihoz való hozzáférést, helyesbítését, törlését, az adatkezelés korlátozását, tiltakozhat az adatkezelés ellen, és gyakorolhatja az adathordozhatósághoz, illetve panasztételhez való jogát.

A munkavállalói adatokkal kapcsolatos kérelmet elsődlegesen az Ügyfélhez, vagyis a munkáltatóhoz kell benyújtani. Az SBSA Laboratory OÜ adatfeldolgozóként az Ügyfél utasítása alapján működik közre. Kérelem a következő címre is küldhető: office@sbsalaboratory.tech.

12. Automatizált döntéshozatal

A Staffarmor™ figyelmeztetéseket, eltéréseket és statisztikai összesítéseket készíthet, de önmagában nem hoz munkajogi, fegyelmi, bérfizetési vagy munkaviszony megszüntetésére irányuló döntést. Az ilyen döntésekért az Ügyfél felel.

13. Verzió és módosítás

A rendszer rögzítheti a dokumentum verzióját, nyelvét, tartalmi lenyomatát, a megtekintés és tudomásulvétel időpontját. Lényeges módosítás esetén ismételt tudomásulvétel kérhető.